Как правильно заполнить чек лист. Что такое чек листы и зачем они нужны? Общие правила составления

В современном мире нам обеспечен беспрецедентный доступ к информации. Многое мы можем узнать, просто задав правильный поисковый запрос или открыв онлайн-энциклопедии. Тем не менее с этим шквалом информации мы получаем и массу сложностей.

Теперь мы знаем больше, чем когда-либо раньше, но есть проблема с тем, чтобы превратить теорию в практику, придать ей ценность и пользу.

Во многих отношениях информационный век сделал нас намного менее практичными и мудрыми. Пусть мы знаем многое, но легко теряем , отвлекаемся от главного, позволяем вниманию рассеиваться. Более того, мы легко упускаем из виду основы, необходимую базовую информацию и делаем ошибки, будучи преисполненными чувством собственной компетентности.

По мнению хирурга и исследователя в области общественного здравоохранения, доктора медицинских наук Атула Гаванде (Atul Gawande), люди должны использовать свои знания по максимуму.

Мы можем простить неудачи из-за невежества. Если человек не знал, как нужно было поступить в данной ситуации, мы радуемся тому, что он приложил максимум усилий к решению проблемы. Но если он знал, как стоит действовать, но не применил эту информацию верным образом, трудно не прийти в бешенство.

Атул Гаванде

Сделанные из-за твёрдой веры в то, что «я лучше знаю, как надо поступить», часто становятся самыми болезненными. Вы не старались изо всех сил и потерпели поражение, а умышленно пошли на поводу у самоуверенности и потерпели неудачу. Атул Гаванде считает: это похоже на то, как простая ошибка, сделанная опытным хирургом, приводит к смерти пациента.

Как же нам справиться с этим океаном информации? Как использовать знания наилучшим образом и оставить место для чуда? По словам доктора Гаванде, вы можете ощутить собственную мощь и компетентность, используя чек-лист.

Доктор Гаванде тщательно изучал влияние на хирургов, а точнее - на количество случаев инфицирования пациентов во время операции. Несмотря на то, что в эксперименте принимали участие уважаемые и компетентные хирурги, все они так или иначе были подвержены риску сделать ошибку во время операции.

Чек-лист, предложенный хирургам, был коротким и простым. В нём значилось:

• Помойте руки с мылом.
• Протрите кожу пациента антисептиком.
• Разместите стерильные повязки на теле пациента.
• Наденьте головной убор, маску, стерильный халат и перчатки.

Эти шаги студенты медицинских университетов выучивают наизусть, они очевидны, просты и необходимы. Но человек не машина, и он может забыть об одном из действий. Если пропустить хотя бы один шаг, это может привести к инфицированию, а значит, дополнительному лечению, финансовым затратам и - в худшем случае - смерти пациента.

Удивительно, но как только перед глазами врачей появился этот чек-лист, они стали делать меньше . Число случаев инфицирования снизилось на 66%. Это сэкономило много денег, но что важнее - спасло более тысячи жизней.

Безусловно, чек-лист как способ структурировать мысли, упорядочить действия и запомнить необходимую информацию полезен не только для докторов, но и для каждого из нас.

Возможно, составлять чек-лист для того, чтобы ничего не забыть, покажется вам оскорбительным. Ведь вы достаточно и можете надеяться на собственную память. Но главной целью чек-листа является дисциплина, которая поможет следовать по намеченному пути и избежать ошибок.

1. Чек-лист помогает убедиться в том, что вы не забываете базовую и простую информацию. Доктор Гаванде считает, что чек-лист создаёт эдакую «когнитивную сеть», которая защищает нас от собственных недостатков - границ памяти и внимания. Чек-лист гарантирует, что вы не забыли о прописных истинах в тот момент, когда подступают усталость или лень.
2. Чек-лист освобождает ваш ум, даёт ему возможность работать над действительно сложными заданиями. После того как вы перестали переживать о простых и банальных вещах, вы получаете шанс сконцентрироваться на непростом выборе. Особенно хорошо это работает в тех случаях, когда постоянно возникают непредвиденные или незапланированные ситуации и держать себя в руках довольно сложно.
3. Чек-лист помогает быть дисциплинированным. Это важно, если дело касается рутинных задач. Когда мы привыкаем делать что-то изо дня в день, то легко теряем энтузиазм и внимание, допускаем ошибки и просчёты. Если вам слишком комфортно на рабочем месте, вы расслабляетесь и ваше рассеивается, чек-лист поможет оставаться бдительным каждую минуту.
4. Чек-лист экономит время. Вам больше не нужно обдумывать каждый свой шаг: вы уже описали всё на листе бумаги. Если решение нужно принимать прямо сейчас, время является самым ценным ресурсом. А чек-лист поможет выиграть заветные секунды.

Да, чек-лист не самый оригинальный способ контролировать свой рабочий процесс. Но в то же время этот простой инструмент оказывается невероятно ценным для тех, кто хочет снизить количество ошибок и повысить качество своей работы.

Как создать эффективный чек-лист

Существуют хорошие чек-листы и плохие чек-листы. Так как же создать такой перечень, который поможет в работе?

1. Фокусируйтесь только на простых вещах. Целью хорошего чек-листа является передача необходимой информации. Никаких деталей. Чек-лист не гид, не экскурсия по вашему рабочему процессу. Это схема, которая помогает вспомнить самое важное. В хорошем чек-листе должно быть от пяти до десяти пунктов.
2. Чек-лист должен быть простым и практичным. Используйте понятные слова, точно описывающие задачу. Если вам нужно дополнительное время, чтобы вспомнить, что именно означает каждый пункт, ваш чек-лист плох.
3. Определитесь, когда нужно сделать паузу. Когда вы будете использовать свой чек-лист? Когда перейдёте к следующему пункту? Как вы проверите, что пункт выполнен? Выберите время, когда вы пробежитесь по чек-листу и убедитесь, что всё выполнено и можно переходить к следующей задаче.
4. Дайте определение типу вашего чек-листа. Например, если это рецепт, то вы будете читать каждый шаг и следовать инструкциям. Это тип «прочитал - сделал». А если в вашем чек-листе записаны на сегодня и вы попросту вычёркиваете из него завершённые задачи, то это тип «сделал - подтвердил». Такой шаг поможет упорядочить работу с вашим чек-листом и контролировать себя лучше.
5. Будьте готовы пересматривать и обновлять свой чек-лист. Не стесняйтесь корректировать его и вносить новые задачи или правки. Вам нужно экспериментировать для того, чтобы ваш чек-лист был по-настоящему эффективным.

Последний шаг особенно важен. Ваш чек-лист не высечен на камне, он восприимчив к меняющимся обстоятельствам.

Никаких коричневых M&M’s!

Любопытная привычка есть у Дэвида Ли Рота (David Lee Roth), вокалиста группы Van Halen. Райдер рокера выглядит адекватным: в нём перечислены технические требования к оборудованию. Но один из пунктов регулярно повергает сотрудников концертных залов, стадионов и музыкальных клубов в шок: где-то посередине списка значится миска M&M’s, в которой не должно быть ни одной коричневой конфеты.

Подобные райдеры работают как чек-листы: сотрудники двигаются от пункта к пункту, выполняя требования музыканта. Когда Дэвид Ли Рот принимает работу, его прежде всего интересует миска с конфетами. Догадаетесь почему?

Хотя просьба убрать все коричневые M&M’s выглядит безумно, Дэвид Ли Рот может её объяснить. Если работники стадиона оставят коричневые конфеты в миске, это значит, что они относятся к райдеру недостаточно внимательно. Когда Дэвиду попадается такое драже, он отправляется проверять всё остальное: хорошо ли подключены инструменты, правильно ли выставлена аппаратура, учтены ли его требования к помещению и оборудованию. А если коричневых конфет нет и работники площадки отнеслись с уважением даже к такому странному пожеланию, музыкант может быть уверен: всё остальное тоже было выполнено.

Как видите, чек-листы способны и повысить качество вашей работы. А вы используете такие списки?

По большей части работа диджитал-студии состоит из рутинных процессов. Пришёл новый клиент - провели комплексный аудит сайта и составили план работ. В плане - SEO, рекламная кампания в Директе, «медийка», управление репутацией… И каждую из этих работ надо проводить по однотипному, выведенному из опыта алгоритму.

Чтобы стандартизировать и автоматизировать работу, мы в студии Solvintech используем чек-листы.

Они помогают ничего не забыть и ведут по плану. Некоторые работы очень объёмные. Даже если проводим их регулярно - что-то можем упустить из виду, а это скажется на результате.

Чек-лист - это ещё и подробный план работы. Когда не перескакиваешь с пятого на десятое, не возникает путаницы и работа проходит быстрее.

А главное - содержат чёткие критерии качества работы. В каждом пункте мы можем обозначить, какой результат оптимален, а какой - недопустим. А заодно указать все промежуточные вариации.

Сразу понятно, что хорошо, а что - плохо

Чек-листы можно подогнать под каждый вид работ, который поддаётся стандартизации. То есть почти под любой. Но есть сложности.

Грань между рабочим и нежизнеспособным чек-листом тонка

В случае с чек-листами действует правило: они должны во всём соответствовать реальному процессу работы. Если это условие не выполняется - чек-лист не будет работать.

Пример. Студия предлагает новую услугу - управление репутацией компании в интернете. Это нелинейная услуга: ход работ зависит от возможностей и ресурсов студии, там много подводных камней, неочевидных тонкостей. Худшее, что можно сделать - составить чек-листы формально. Если брать в расчёт только теоретические предпосылки - между чек-листом и реальным положением дел возникает куча мелких противоречий. Сотрудникам и руководителям придётся постоянно всё согласовывать и переделывать.

Оторвать чек-лист от жизни могут завышенные требования, небрежная проработка содержания, пропуск важных моментов. Тогда он становится негодным инструментом. Это всё равно что забивать шурупы молотком.

Каким должен быть хороший чек-лист

Надо держать в голове две вещи:

• Ваша задача - создать слаженный механизм, когда каждый сотрудник понимает, что и как делать поэтапно.
• Все пункты чек-листа должны быть взаимосвязаны. Нельзя наваливать в таблицу всё подряд без внятной системы.

Чтобы создать рабочий чек-лист, нужно сперва разложить каждую из операций на составляющие. Выпишите все действия, которые вы совершаете, вплоть до самых малозначимых. Можно сделать это в майндкарте, а потом оформить в чек-лист - так удобнее.

1. Структурируйте по порядку действий. Например, от простого - к сложному, от общего - к частному.
2. Разделите на отдельные этапы. Для аудита контекстной рекламы этапы могут быть такими: проверка настроек аккаунта, параметров РК, групп объявлений и отдельных объявлений, ключевых слов.
3. В каждом пункте - только одно действие. Если оцениваете шапку сайта - выпишите отдельные пункты про высоту шапки, наличие и размер логотипа, информативность, вид телефонного номера и т.д. Ключевые действия можно выделить жирным шрифтом.
4. Обозначайте только конкретные действия и возможные (допустимые или недопустимые) варианты результатов, к которым они приводят. Теория не нужна - чек-листы не для этого.
5. Сделайте чек-лист максимально понятным для сотрудника. Используйте чёткие, лаконичные и ёмкие формулировки.

Пример чек-листа в работе

В идеальном случае сделать 10-20 типовых чек-листов можно за пару дней, и увидеть первые результаты от внедрения уже на этой неделе. Но так получается редко. Настройтесь на то, что внедрение чек-листов будет долгим. Их нужно разработать (или скачать готовые), протестировать на практике. Скорее всего - несколько раз отредактировать. И окончательно утвердить только после того как они докажут свою эффективность.

Готовые чек-листы

Ниже - несколько чек-листов, которые мы составили и используем в работе каждый день. В основном они регулируют универсальные процессы, где все этапы примерно одинаковы вне зависимости от специфики бизнеса. Поэтому их можно доработать под себя, а можно использовать как есть. Сделайте копию документа и настраивайте под себя.

В чем делать чек-листы: Google Sheets и аналоги

Одна из наших таблиц

Обычно этот способ подходит для студий и компаний, в которых работает до 50 специалистов. В идеале - 20-30.

Аналоги Google Sheets:

1. Sitechco . Здесь можно создавать чек-листы и группировать их в рамках разных проектов. Ещё есть несколько готовых «чит-листов». Вот, например:

Чек-лист для проверки формы невалидности e-mail

Интерфейс не самый простой - надо потратить час-другой, чтобы разобраться. Зато функционал хороший, а облачная версия сервиса бесплатна.

2. Чек-лист | Эксперт . Здесь удобнее: регистрируемся, составляем чек-лист, пользуемся. Внутри есть неплохие шаблоны. Правда, в бесплатной версии можно создать всего 10 чек-листов. А вот в платной - делить листы на логические разделы, добавлять интерактивные подсказки при наведении на каждый пункт, смотреть аналитику заполнения и использования, добавлять видео. Всё это полезно и стоит 450 руб/месяц.

Так выглядит часть информационного чек-листа по составлению офферов в «Эксперте»

Если речь идёт о простейших процессах (например, о размещении статьи в блоге) - достаточно распечатать чек-листы и раздать их сотрудникам.

Таск-мессенджеры для чек-листов

Иногда таблиц Google и аналогов не хватает. Если над проектом по одному и тому же чек-листу работают несколько специалистов, им нужно взаимодействовать: обсуждать задачи и возникшие сложности, искать пути решения. Лучше, чтобы работа и обсуждение проходили в одном окне.

В таких случаях помогут таск-мессенджеры. Вот самые удобные из них.

Wunderlist . Это сервис-органайзер: здесь можно ставить задачи на день (себе и сотрудникам), делать заметки, создавать чек-листы и тут же превращать их в задания со сроком выполнения.

Если нужно - добавляем медиафайлы, справочные или методические материалы

К каждому чек-листу можно прикрепить несколько исполнителей.

Отправляем приглашения - и рабочая группа собрана

Trello . Это приложение, где каждой задаче соответствует своя карточка. К каждой карточке можно добавить ответственных сотрудников, прикрепить документы, медиафайлы и чек-листы. Список для чек-листа можно копировать прямо из таблички Excel.

Создаём чек-лист, назначаем ответственных

Минус один, но серьёзный: нет вложенности. Нельзя добавить варианты ответов по пунктам. Зато можно создать в каждой карточке по несколько отдельных чек-листов - каждый из них станет логическим блоком единого чек-листа. Либо даже сделать пунктом чек-листа целую карточку (карточки здесь можно группировать на отдельных «досках»).

Rovertask . Здесь тоже можно экспортировать чек-листы в формате.xls. Прикрепляете их к заданию - и система сама разделяет каждый лист на отдельные задачи. Сотрудники берут их в работу и выполняют. Если нужно - обсуждают какие-то моменты в чате. Чат автоматически создаётся для специалистов, работающих над конкретной задачей (руководитель и клиент тоже могут участвовать в обсуждении).

Это удобно: несколько кликов, и не нужно расписывать всё вручную.

Если кликнем по любой из задач, появится окошко с соответствующей частью чек-листа

Rovertask предлагает несколько готовых чек-листов - с подробными пояснениями и примерами использования.

Если пользуетесь Мегапланом или Битрикс24 - создавайте чек-листы прямо там:

Нужны ли чек-листы вашей студии?

Чек-листы незаменимы при масштабировании. Их потенциал раскрывается, когда вы расширяетесь: оказываете всё больше услуг, проводите объёмные, комплексные работы. В чек-листах вы фиксируете лучшие (и уже отработанные) практики для новых сотрудников. Создаёте для них отправную точку в работе.

Если вы работаете маленькой командой, не собираетесь масштабироваться, а комплекс ваших услуг ограничен - эффект от чек-листов будет слабым. Почти все процессы и так в головах у сотрудников. Переизбытка информации нет. Тут стандартизация может оказаться излишней. Чек-лист станет «ещё одной бумажкой», без которой и так было нормально.

Честно ответьте себе на вопрос: вы планируете расширяться? Если да - чек-листы вам помогут. Если сейчас главное - удержаться на плаву, потратьте время на более срочные дела.

Разработка чек-листов как новая услуга

Автоматизировали работу сами - помогите другим. Когда внедрите чек-листы в студии и увидите результат, сможете делать то же самое для своих клиентов. Ведь вы погружаетесь в их бизнес и понимаете, как и что должно работать. Предлагайте разные варианты услуги:

• можно составлять чек-листы на заказ под каждый рабочий процесс;
• давать их бонусом при заключении сделки;
• брать на себя контроль за внедрением.

Чек-листы - отличная вещь для стандартизации практически любых процессов. Используйте их, чтобы масштабировать бизнес без провалов и осечек.

Комментарии ( 13 )

Узнал я про чеклист следующим манером. Когда я в первый раз работал над проектом одной очень (слишком) большой западной корпорации, я был просто поражен уровнем царящей там бюрократии. Бумажки летали вокруг меня, как бабочки возле фиалок и незабудок, каждое пришедшее электронное письмо начиналось со слова ASAP и содержало всю предыдущую переписку по данному вопросу с аннотациями и резолюциями, по самым незначительным вопросам требовалось созывать конференции. Главным же явлением этой общественно-политической жизни являлись разнообразные бумажки (обычно весьма объёмные), в начале которых стояло слово checklist.
Я сразу же их возненавидел.
Более трети моего времени я посвящал их заполнению. Заполнив, я нёс их менеджеру, который с омерзением их читал, после чего мы считали итоговый балл, отправляли чеклист фельдкурьером, а полученную сумму сообщали буржуинам по телефону. Буржуины говорили "Не дрейфь, робяты! Осталось немного...", после чего устраивали заседание часа на четыре, по истечении которых звонили сами и повторяли "Не дрейфь, робяты! Осталось немного...". Меня рвало. Я никак не мог понять, зачем им вся эта чепуха.
Потом понял.
Я понял, что нельзя получить хороший результат, если сам не знаешь, что хочешь. А если знаешь, что хочешь, проще всего написать бумажку со списком требований и дать её исполнителю. Пущай сам определяет степень готовности работы. Более того, ещё лучше дать каждому свойству готовой работы весовой коэффициент (например, "отсутствие грамматических ошибок - 4%"), и считать работу выполненной, если сумма коэффициентов больше близкого к сотне числа (например, 97%). Благодаря этому исполнителю не требуется волноваться по поводу качества работы - от него требуется только соблюдать все изложенные в списке требования, а заказчик может быстро проверить качество выполнения, выборочно проверив отдельные параграфы. И эта бумажка называется чеклистом.
Осознав это, я тоже стал бюрократом... :)

Ответить

Ответить

Общие правила для сотрудников офиса


1. Ваш рабочий режим: Понедельник-пятница: с 9-00 до 18-00 часов (обед с 13-00 до 14-00ч). Не опаздывать и не отлучаться без уважительных причин.
2. В рабочее время исполнять свои непосредственные обязанности согласно Должностной инструкции (смотреть в папке).
3. Каждый час проверять рабочую электронную почту. Сразу же отвечать на электронные письма, требующие немедленного ответа. По несрочным сообщениями отвечать в установленные сроки. Докладывать руководителю, если по содержанию послания есть вопросы.
4. По поступающей документации (и бумажной и электронной) сразу же принимать одно из следующих решений согласно проведенного инструктажа по тайм-менеджменту: 1) Выполнять немедленно, 2) Перепоручить (по компетенции), 3) Отложить (установить дату выполнения) , 4) Выбросить (убедитесь, что это действительно не нужно).
Отложенные документы должны быть исполнены в срок.
5. Служебные письма и бумажные и электронные писать по образцу (смотреть образцы в папке).
6. Письма и телефонные или электронные сообщения таких организаций как: налоговый комитет, другие гос.органы, важные поставщики или клиенты – сразу же сообщать руководителю.
7. Отвечать на телефонные звонки. С клиентами разговаривать доброжелательно, стараясь максимально понять и помочь в решении его проблемы, в тоже время, соблюдая интересы нашей фирмы.
8. Открывать шторы на окнах утром (после восхода солнца)и закрывать шторы вечером (сразу после захода солнца). Отключать компьютеры, за которым никто не работает. Отключать ненужные приборы.
9. Следить за порядком в офисе. Свет в разных частях офиса включать по необходимости. Выключать свет в туалете, после выхода оттуда. Мусорные корзины не должны переполняться и излучать неприятные запахи. Обеденный стол после использования приводить в порядок. Посуду мыть и убирать в шкаф.
10. Рабочие столы должны быть чистые, документы сложены в стопки, канцелярские принадлежности должны быть на своих подставках, инструменты и принадлежности должны храниться в установленном для них порядке.
11. Шкафы с документами (папками-скоросшивателями) должны выглядеть точно так, как в утвержденной схеме. (схему смотреть в папке).
12. Цветы и прочие предметы декорации должны содержаться в требуемом виде (цветы нужно поливать, портреты-плакаты поправлять).
13. Все предметы, взятые для кратковременного использования, должны быть возвращены на исходное место или владельцу. Стулья, взятые для рассадки клиентов, возвращать на свои места сразу же после ухода гостей.
14. Следить за состоянием и сохранностью вверенного имущества. Проверять баланс на служебных и личных телефонах, следить за состоянием компьютеров и флеш-накопителей, за работоспособностью локальной сети и связи с Интернетом. Скайп и майл-агент должны быть включенными. На онлайн- обращения отвечать по возможности быстро.
15. При обнаружение проблем с техникой (например, с принтером) действовать по соответствующим чек-листам (смотреть в папке)
16. Фиксировать значимые события письменно: кому, когда, что требовалось? Докладывать обо всех происшествиях руководителю. Не принимать решений по вопросам, выходящим за рамки ваших обязанностей (полномочий).
17. Предметы личных увлечений, хобби (игрушки, худож.книги, и т.п.) не должны находится на рабочих местах. Не злоупотреблять в рабочее время занятиями не связанными с исполнением должностных обязанностей (личная переписка в интернете, компьютерные игры).
18. Свободно время (паузы в работе) посвящать чтению профессиональной литературы, изучению новых способов исполнения должностных обязанностей.

Ответить

• Сказать Вам, что я хочу у Вас работать после ознакомления с Вашими сообщениями было бы поспешно, но... Я точно могу сказать, что если ЭТО действительно часть Вашей работы, для меня будет честью поработать с Вами.

  Ответить

  И запомните слова сказанные больше 100 лет назад.
  «Никакая инструкцiя не можетъ перечислить всехъ обязанностей должностного лица, предусмотреть все отдельные случаи и дать впередъ соответствующiе указанiя, а поэтому господа инженеры должны проявить инициативу и, руководствуясъ знанiями своей спецiальности и пользой дела прилагать все усилiя для оправданiя своего назначения.»
  

  Циркуляръ Морского технического комитета № 15 отъ ноября 29 дня 1910 года
  Российская империя

  Ответить

  Рауан, Вы справедливо привели пример ИНСТРУКЦИИ.
  И в ней есть ссылка (с пользой) на чек-листы (п.15 Инструкции).
  Так что Вы сами подтвердили, что речь идет о двух разных документах.
  См. ниже мой пост о Чек-листах.

  Ответить

  Как говорят военные в адрес гражданских лиц: "Если вы такие умные, то почему строем не ходите?")) если призадуматься, то за этими словами стоит великая сермяжная правда.. она же суконная.. она же домотканая (с)

  Ответить

• Все это правильно. Но как-то грустно. Давным давно, в бытность мою главным инженером, нечто подобное потребовала от нас всех наш директор. Называлось это "хронометраж рабочего времени". Это из тайм-менеджмента как и то, что предлагается автором. Эффективность оное повышает. Но напрочь убивает креативность. Ведь подумайте, Вы таким способом программируете всех сотрудников под свою собственную технологию исполнения задания. А если оная несовершенна? Может у кого-то из сотрудников сможет родиться нечто "прорывное", если оный трудится свободно. А чек-лист, на мой взгляд - из разряда "я начальник, посему умнее меня может быть только вышестоящий начальник". Мне присуще требовать от подчиненных только результат правильно поставленной и истолкованной задачи. Я "забрасываю" задачу своему коллективу как "в черный ящик". Но внутри сего "черного ящика" обработка ведется уже по технологиям этого самого "черного ящика". Ну, естественно, это не исключает обратных связей, коль непонятно что-то, или же есть проблемы в решениях. Бывает что и задача сама по себе руководством ставится невыполнимая. Или рождается некий кардинально другой вариант решения. Моя же задача, как начальника, получить данные, правильно "ввести их в коллектив", и транслировать готовое решение руководству. Или грамотно обосновать невозможность исполнения. Но я стараюсь никогда не вмешиваться в технологию. И создаю я свою технологию только в том случае, ежели сам беру на себя выполнение задачи. Вот тогда, при желании, могу написать для самого себя нечто подобное чек-листу...
  (сайт не работает).
  

  Важным дополнением к чек-листам и инструментом физической, организационной и психологической безопасности в путешествии, могут являться копии всех документов в комплекте вместе со СПЕЦИАЛЬНЫМ СПИСКОМ.
  Это СПИСОК телефонов страховых компаний, консульств России и полиции в странах по маршруту движения, доверенных лиц в России и всех телефонов членов группы (основные номера и дополнительные, российские и туристические, а также пин-коды сим-карт). СПИСОК должен быть у каждого члена группы всегда при себе, в укромном месте, вместе с резервной суммой денег, резервной банковской картой и КОМПЛЕКТОМ ксерокопий важных документов. Копии списка и документов также должны храниться в автомобиле, в известном каждому члену экипажа месте.
  Пояснения по использованию комплекта чек-листов
  Цифры у некоторых пунктов указывают на разделы Конспекта Семинара, в котором обосновано содержание пункта. По мере готовности отдельных пунктов, ставьте отметки в соответствующем чек-боксе чек-листа: кружок – при подготовке; крестик – при окончательной проверке при посадке в машину. Изготовьте рекомендуемое количество не заполненных копий чек-листов с собой в дорогу. Заполняйте (проверяйте) чек-листы вдвоем.
  1.Чек-листы для сборов в путешествие:
  1.1.Чек-лист документов 1.2.Чек лист медицины 1.3.Чек-лист техобслуживания автомобиля
  1.4.Чек-лист инвентаря в машину 1.5.Чек-лист багажа пассажиров 1.6.Чек-лист продуктов
  1.7.Чек-лист финансов и денег 1.8.Чек-лист связи 1.9.Чек-лист поручений
  2.Чек-листы для прохождения границ
  2.1.Чек-лист выезда из России (СНГ): граница и таможня 2.2.Чек-лист въезда в Шенгенскую страну
  2.3.Чек-лист выезда из зоны Шенгена в другую страну 2.4.Чек-лист выезда из Шенгена в СНГ
  2.5.Чек-лист въезда в Россию
  3.Чек-лист любого выхода из машины члена экипажа на расстояние больше прямой видимости
  4.Чек-лист любого выхода из машины всего экипажа в полном составе
  5.Чек-лист выхода из машины всего экипажа на несколько часов или на день
  6.Чек-лист возвращения в машину 7.Чек-лист остановки на ночлег 8.Чек-лист выезда с ночлега
  9.Чек-лист на случай ДТП 10.Чек-лист аренды автомобиля (получение, возврат) 11.СПЕЦИАЛЬНЫЙ СПИСОК

  Ответить

Чек-лист менеджера по продажам – это главный инструмент контроля качества и эффективности его работы. С его помощью может осуществляться надзор - во-первых, со стороны руководства, а во-вторых, со стороны самого работника. Как правильно составить чек-лист расскажем в нашей статье, а также приведем пример и покажем образец.

Чек-лист менеджера по продажам: что это и для чего он нужен

Чек-лист – это список задач, которые необходимо выполнить менеджеру по продажам (любому другому менеджеру) в течение какого-то времени, например, рабочего дня.

Это не просто список задач, это список тех задач, которые не просто необходимо выполнить в обязательном порядке, но и проверить их выполнение, отчитаться о выполнении – перед самим собой, перед руководством. Вообще в переводе с английского «лист» – это «список», а «чек» – это «проверка».

Чек-лист для розничного магазина – также эффективный инструмент для того, чтобы не забыть сделать что-то, что является важным и обязательным для выполнения менеджером по продажам.

Темп деловой активности сегодня настолько насыщен, что забыть о чем-то важном на самом деле совсем не сложно: можно забыть и пропустить важную встречу, забыть сделать необходимые закупки, ответить на коммерческое предложение и т. д.

Чек-лист применяется во всех отраслях деятельности, где недопустимо совершать ошибки: в медицине, строительстве, других областях.

Бывает так, что в течение рабочего дня у менеджера буквально нет ни одной свободной минуты не только для отдыха, но и для некоторых важных дел.

Но при этом, если проанализировать результативность по итогам рабочего дня, оказывается, результатов-то особых и нет: как будто много работал, много чего делал, не присел ни разу, а в итоге ничего не сделал.

Такое явление характерно не только для менеджеров по продажам, но и для любой категории работников. Такое случается тогда, когда менеджер не структурирует свой рабочий день так, как было бы лучше, тратит слишком много времени на выполнение малозначительных задач, оставляя мало времени или вовсе не оставляя время на те задачи, которые должны быть в приоритете.

И при этом менеджеру кажется, что он целый день работал, не покладая рук.

Чек-лист помогает решить эту проблему эффективного планирования своего времени. Записав в чек-лист задачи, которые он обязательно должен выполнить в течение дня, менеджеру придется распределить свое время таким образом, чтобы его хватило на выполнение всех задач.

Программа по автоматизации магазина Бизнес.Ру позволит контролировать не только выполнение своих дел вовремя, но и сотрудников. Ставьте подчиненным задачи онлайн и следите за их выполнением в течении дня, при необходимости вносите корректировки.

Чек-лист для руководителя отдела продаж. Видео

Как правильно составить и написать чек-лист

Чек-лист представляет собой таблицу, состоящую из столбцов:

1. Задача;
2. Отметка о выполнении;
3. Примечания.

Это общепринятая, привычная и знакомая многим структура чек-листа. Она может изменяться в зависимости от отрасли, в которой работает тот или иной менеджер.

Есть несколько простых правил, следуя которым можно написать правильный чек-лист, который станет эффективным инструментов управления собственным временем, а также личным помощником менеджеру по продажам и любому другому специалисту фирмы.

Правила эти следующие:

1. Пишите коротко. Необходимо задачи записывать в сокращенном варианте,в виде пунктов, без расшифровки и ненужных пояснений;

2. Пишите нужное. Записывать в чек-лист нужно только те задачи, которые имеют определенную важность и которые менеджер может забыть. Очевидно, что нет необходимости записывать в чек-лист что-то наподобие «Включить компьютер»;

3. Пишите в утвердительной форме. Например, задачи могут выглядеть следующим образом:

• Подготовить протокол разногласий по договору с поставщиком N;
• Подписать договор с поставщиком N1;
• Отправить коммерческое предложение покупателю N2.

Некоторые специалисты в области менеджмента и ритейла говорят, что задачи можно писать не в утвердительной форме, но даже в прошедшем времени.

Якобы такая форма записи задач в чек-листе повышает личную ответственность менеджеров и, соответственно, повышает эффективность работы именно этого менеджера (каждого из них).

В таком случае те же задачи будут выглядеть следующим образом (пример):

• Подготовил протокол разногласий по договору с поставщиком N;
• Подписал договор с поставщиком N1;
• Отправил коммерческое предложение покупателю N2.

4. Расставляйте приоритеты. Наиболее важные задачи в чек-листе можно выделить жирным шрифтом или записать заглавными буквами («капслоком»).

Менеджер в случае непредвиденных обстоятельств может внести в свое расписание изменения таким образом, что они не затронут выполнение самых важных задач, запланированных на сегодня.

Выделяя задачи, не переусердствуйте: слишком много выделенных задач могут просто дезориентировать менеджера, что в итоге приведет к тому, что какие-то из наиболее важных пунктов выполнены не будут.

5. Не делайте слишком большой чек-лист. Специалисты говорят, что пунктов и задач должно быть не больше 20. Другими словами, записывать нужно только то, что действительно важно и о чем ни при каких условиях нельзя забыть;

6. Редактируйте. Темп деловой активности современного человека в течение дня не только стремителен, но бывает и непредсказуем. В течение рабочего дня могут и будут возникать новые задачи, которые нужно решить и выполнить также сегодня: новые встречи, поездки, звонки, переписка. И это обязательно внесет коррективы в ваш чек-лист;

7. В колонке для примечаний обязательно указывайте, с какими трудностями вам пришлось столкнуться, выполняя ту или иную задачу, какие были нюансы;

8. Анализируйте. В конце рабочего дня, после него необходимо пробежаться по вашему чек-листу и посмотреть, что выполнено, как выполнено, перечитать заметки, которые вы оставили на чек-листе в течение рабочего дня.

Этот анализ поможет вам выявить собственные возможные проблемы с планированием времени, с расстановкой приоритетов, а также решить эти задачи. Работа по чек-листу, его постоянный анализ, анализ каждого прошедшего дня поможет повысить эффективность работы менеджера по продажам.

Чек-лист для менеджера по продажам образец

Чек-лист для менеджера по продажам образец на рабочий день (рабочую неделю) может выглядеть следующим образом (пример):

C программой для автоматизации работы магазина Бизнес.Ру Вы легко сможете ставить планы своим подчиненным и отслеживать процент их выполнения. Система мотивации станет прозрачной и продавец сможет сам понять сколько и за что он заработал.

В зависимости от того, чем торгует ваш магазин образец для чек-листа менеджера по продажам может быть другим. Как минимум задачи будут отличаться, причем, задачи на каждый день, на каждую неделю будут разными.

Не стоить искать чек-лист или его образец, готовый, подходящий именно для вашего магазина, изучив указанный выше образец, подготовьте со своими менеджерами по продажам бланки чек-листов, которые подходят именно вам и которые будут работать на повышение эффективности вашего бизнеса.

Мы в МИФе любим чек-листы. Они помогают не тратить мыслетопливо на рутинные операции, не забивать память деталями и в то же время помнить о важном. Чек-листы можно использовать не только в работе, но и в личной жизни, чтобы заводить полезные привычки, заботиться о себе и всё успевать. Поэтому мы сделали красивые, разноцветные чек-листы с сердечками, домиками и желудями на разные случаи жизни. Рассказываем, в обретении каких привычек они помогут.

Как чек-лист спасает жизни, или Почему это работает

Переключайтесь

Многие думают, что чек-листы - это слишком просто, чтобы действительно что-то изменить. Но ведь простые инструменты всегда работают лучше всего. Чек-листы способны не просто помочь в жизни, но и спасти ее. Не верите? Вот история.

Пациенты клиник часто лежат под внутривенной капельницей. Если в капельницу попадет инфекция, последствия могут быть очень тяжкими. Устав от «капельничных инфекций», доктор Питер Проновост из Университета Джона Хопкинса составил чек-лист из пяти разделов.

В нем были прямые советы: врач должен мыть руки перед установкой капельницы, кожу пациента надо обработать антисептиком и так далее. Никаких научных новшеств, ничего спорного. Однако результаты удивили: за 18 месяцев после введения чек-листа в практику одной из больниц заражения практически исчезли, а больница сэкономила примерно 175 миллионов долларов на лечении сопутствующих осложнений.

Чек-лист спас более 1500 жизней.

Как такая простая мера оказалась столь мощной? Чек-листы учат людей лучшему и показывают надежный способ сделать все правильно. Это как раз то, что нужно, чтобы начать действовать и не сбиться с верного пути.

Если чек-листы способны помочь в таком серьезном деле, как медицина, стоит ли удивляться, что они могут облегчить нашу жизнь? Вот 8 привычек, которые легко внедрить с помощью чек-листов.

Заводить полезные привычки

Супермен по привычке

Подумайте минутку о том, что вы хотели бы сделать в жизни, но руки так и не дошли. Может, вы всегда мечтали получить диплом специалиста или докторскую степень, пробежать марафон, написать книгу, открыть бизнес, отправиться в путешествие или отреставрировать винтажный автомобиль…

А теперь вспомните, когда вы в последний раз сделали шаг к этой цели или занялись любимым делом?

Мало кто, рассказывая о мечтах, говорит об оплате счетов за электричество или заполнении налоговой декларации. Но в жизни мы почему-то отводим основное место именно этому: рутинным делам, которые просто избавляют нас от текущих проблем. А занятия, которые ведут к большим целям, мы оставляем на потом. Которое никогда не наступает.

Запланируйте важные для вас дела прямо сейчас.

Впишите их в чек-лист и делайте по одному делу каждый день. Это не сложно и не долго. Главное - начать.

Чек-лист важных дел , которые больше нельзя откладывать

Высыпаться

Личные границы

Готовы поспорить, вам не надо рассказывать о пользе сна и вреде недосыпа. Мы все слышали об этом сотню раз. Вопрос в другом: как начать высыпаться? Ведь всегда находятся дела поважнее. Поэтому нам нужен план.

Определите, во сколько вы хотите проснуться, и отсчитайте 8 часов назад. Это время, когда нужно заснуть. Отсчитайте от него еще некоторое время, необходимое для подготовки ко сну. Сколько минут понадобится, чтобы запереть дверь, умыться и почитать перед сном?

Вот примерный ритуал: 22:00 - включить посудомойку, проверить входную дверь, 22:15 - почистить зубы, 22:30 - лечь в постель с книжкой, 23:00 - заснуть.

В помощь - чек-лист с сонными домиками. Ваша задача - усыпить всю деревню. Как быстро вы с этим справитесь?

Чек-лист с сонными домиками поможет следить за своим отдыхом

Питаться здоровой пищей

Ближе к телу

Считать калории и каждый день бегать по магазинам в поисках сельдерея утомительно. Есть более простой способ обогатить рацион - метод сбалансированной тарелки. Его преимущество в том, что не нужно ограничивать или взвешивать свою еду, подсчитывать калории или изучать ингредиенты. Все, что потребуется, - это глаза и чек-лист-напоминалка.

Сбалансированный чек-лист для правильного питания

Одна важная особенность: основу рациона должны составлять растительные продукты. Почему? Потому что они снабжают организм клетчаткой, витаминами и минералами. Две или даже три четверти сбалансированной тарелки состоят из растительной пищи - фруктов, овощей, бобовых, семян, орехов и цельнозерновых продуктов. Если вы как следует поработаете над адекватным наполнением этой части тарелки, остальное не будет иметь особого значения.

Сбалансированная тарелка дает энергию, оздоровляет процесс пищеварения, поддерживает нормальную кишечную микрофлору, повышает иммунитет и помогает сохранять оптимальную форму. Просто повесьте чек-лист на холодильник и ешьте на здоровье.

Вести дневник

Дневник как путь к себе

Дневник помогает следить за событиями вашей жизни, отслеживать динамику и рост, помнить о важных вехах. Он служит личным психотерапевтом: изливая на бумагу свои мысли и чувства, мы становимся спокойнее, лучше понимаем себя, находим пути и возможности, которых не видели из-за бурлящих эмоций.

Многие отказываются от дневников из-за нехватки времени. В книге «Дневник как путь к себе» есть замечательный способ вести дневник очень быстро, буквально за одну минуту в день. Вот этот способ.

Вечером в настенном календаре записывайте только один эпитет, характеризующий ваш день. Под ним расположите еще один, описывающий мечты на завтра. Это станет увлекательным упражнением по созданию собственной реальности.

Метод очень хорош, только вот писать в календаре неудобно. К тому же, мы пользуемся Google-календарем, который для этого не предназначен. Поэтому мы сделали специальный чек-лист.

Дневниковый чек-лист , помогающий творить свою реальность

Говорить «спасибо»

Управляй гормонами счастья

Нет-нет, мы сейчас не о вежливости. Мы о том, сколько в вашей жизни положительных эмоций. Маловато? Тогда заведите привычку каждый день находить 3 вещи, за которые вы можете сказать жизни или окружающим «спасибо».

Сначала может быть сложно, но постепенно вы будете видеть всё больше поводов и радостных событий. В кране есть горячая вода? Спасибо. С утра выглянуло солнышко? Спасибо. Кофе получился как раз как вы любите? Спасибо.

Чтобы не забывать благодарить, мы сделали специальный чек-лист. Когда вы начнете его заполнять, количество приятных моментов станет нарастать, как снежный ком. Заполнив чек-лист до конца, вы сможете его перечитать и порадоваться тому, сколько в вашей жизни хорошего. Попробуйте. Этот чек-лист действительно волшебный.

Чек-лист благодарности

Читать книги

Читать больше - вопрос не времени, а привычки. Люди, которые много читают, делают это везде: в пробках и очередях, в метро и трамваях, на обеде и перед сном. Даже если удается за раз выхватить всего 5 страниц, в сумме это дает ощутимое движение вперед.

Но знаете, что нужно, чтобы это сработало? Список для чтения и книги под рукой. Если выдалась свободная минутка, а книги нет - рука сама собой полезет за телефоном, глаза уткнутся в соцсети и прощай, время, которое можно было посвятить чудесной, незабываемой, желанной и долгожданной книге.

Чтобы такого не произошло, мы сделали книжную полку - в виде чек-листа, конечно. Впишите сюда названия книг, которые хотите прочитать, и не забудьте их купить. А потом читайте и закрашивайте корешки.

Чек-лист читателя

Заботиться о себе

Самое важное дело, о котором так легко забыть. Помните, как говорят в самолете: сначала наденьте кислородную маску на себя, потом помогите другим. С заботой то же самое. Если вы не позаботитесь о себе, на других просто не хватит сил. Так что прежде, чем помогать друзьям с переездом, доделывать за коллегу квартальный отчет и готовить для любимой семьи ужин из восьми блюд, подумайте: а о себе вы уже позаботились?

Начав заботиться о себе прямо сейчас, вы скорее станете тем, кем хотите быть.